“Yüksek performans istiyorsanız, nabzınızı yükseltmelisiniz.”Verne Harnish

Toplantı bir şirketin nabzıdır. Takımlar düzenli toplanarak içeride olup biteni bir kalp gibi toparlayıp sonra yeni kararları sisteme geri pompalarlar. Bir şirket, ne kadar düzenli, odaklı ve verimli toplanırsa o kadar yüksek performans ile hedeflerine doğru ilerler. Tıpkı kalbin yeni oksijenlenmiş kanı tüm sisteme düzenli göndermesi gibi, toplantılar da bilgilerin, yapılacakların, sonuçların, çözümlerin, stratejilerin ve taktiklerin tüm şirkete düzenli olarak iletilmesini sağlar.

Uzun mesafe koşucularının nasıl kilometrelerce koşabilmek, yüksek performans gösterebilmek ve yarı yolda kalmamak için, kalplerinin oksijenlenmiş kanı hızlı ve düzenli olarak, vücutlarına pompalamasına ihtiyaçları varsa, şirketlerin de yüksek performans ile uzun soluklu sürdürülebilirliği sağlamak için düzenli ve verimli toplantı kültürünü sistemlerine entegre etmeye ihtiyacı vardır.

Peki gerçekte olan ne? Bizler, “Toplanıyoruz ama toparlayamıyoruz.” Toparlayamadığımız için toplanmaktan da vazgeçiyoruz. Genelde toplantılarda neler oluyor; Gündem net olmuyor, konu dağılıp gidiyor, sadece birkaç kişi konuşuyor, olaylar kişiselleşiyor, odak dağılıyor. Kimimiz telefonlarımızda başka bir dünya da gezinirken, kimimiz “Şu toplantı bitse de işimize gücümüze baksak.” diyoruz. Toplantının gündemiyle hiç ilgisi olmayan ama bir şekilde toplantıya katılmak durumunda olanlar ise “Ne oluyor ya?” şaşkınlığı ile olup biteni idrak etmeye çalışıyor.

Sonuç saatlerce bir odada oturmanın ve bir çok konuya aynı anda maruz kalmanın yorgunluğu ile toplantıyı sonlandırmak. Kimilerimiz, “Hiç fikrim sorulmayacaksa beni neden çağırdınız?“ derken, kimilerimiz “Dediklerimi yine kabul ettiremedim.” kaygısı içinde odadan çıkıp dışarıda ikili üçlü gruplar ile toplantıda konuşulamayan şeyleri tartışmaya devam ediyoruz.

Kalp örneğini düşünürsek, doğru düzgün oksijenlenmemiş kanın pompalandığı bir sistem düşünün. Kalp gelen kanı, kendince bir şeyler yaparak sisteme geri gönderiyor. Tüm sistemde bu kan dolaşıyor. Bu kan tüm organlara gidiyor, organlarda bu kan ile kendi fonksiyonlarını gerçekleştirmeye çalışıyorlar. Sonra yine bu kan, sistemden toparlanıp kalbe geliyor. Kalp bu kanı üç ay sonra ancak vakit bularak yeniden bir şeyler yapıp sisteme geri pompalıyor. Ve kalp düzensiz aralıklarla, “bunu” yapmaya devam ediyor. Sizce sonuç ne olurdu? Sağlıklı, uzun ömürlü saat gibi işleyen bir vücut, bu kalp ile sağlanabilir miydi?

Aynı şekilde çoğu zaman şirketlerde de düzensiz, verimsiz, tam olarak üzerinde düşünülmeden verilmeye çalışılan kararların, düzensiz bilgilerin sisteme pompalanması ile hedeflere doğru ilerlenmeye çalışılıyor. Takımlar, düzensiz aralıklarla toplanıp, toplantı sonrasında, üzerinde yeterince düşünemedikleri bilgileri, kararları sisteme geri pompalıyorlar. Bu bilgi ve kararlar ile şirketin tüm organları operasyonlarını gerçekleştirmeye çalışıyor. Operasyonlar sonucunda oluşan yeni sonuçlar, yeniden düzensiz toplantılar ile rafine edilmeye çalışılıyor. Sağlıklı ve sürdürülebilir bir şirkete bu şekilde ulaşmak mümkün mü?

Bazen şirketlerde şöyle cümleler duyuyoruz, “Toplanacak zaman bulamıyoruz.” Toplantı şirketin bir fonksiyonudur. Bir şeçenek değildir, bir zorunluluktur. Kalbin atacak zaman bulamaması gibi düşünsenize ya da kalbi olmayan bir vücut gibi. Bu cümleyi biraz daha açık bir dile çevirirsek şöyle mi anlamalıyız; Biz, şirkette ne olup bittiğini, işlerin nerede nasıl aksadığını, her bölümün edindiği bilgi ve deneyimi, ulaşılan sonuçları, ulaşılan başarıları, çözülmesi gereken problemleri, stratejileri, taktikleri, bunların çalışıp çalışmadığını ilgili kişiler olarak birlikte oturup, konuşacak , üzerinde düşünecek zamanı bulamıyoruz. Peki o zaman, neye zaman buluyoruz?

Aslında zaman bulduğumuz şeyler, bu yukarıda saydığım birlikte düşünmeye zaman bulamadığımız şeylerin karşımıza çıkardığı problemler. Bilginin, kararların, sonuçların, deneyimin, çözümlerin bizlere sağlıklı ulaşmamasından dolayı oluşan konulara harcıyoruz değerli zamanımızı. Çözülmemekten birikmiş aşırı iş yüküne, toplanıp karar veremediğimiz için düzgün delege edilemeyen ama bizimle ilgisi olmayan konulara, problemlere, tıkanıklıklara, bilginin ulaşmamasından kaynaklı duraksamalara, gecikmelere, motivasyonsuzluğa, atalete zamanımızı harcıyoruz. İletişim kuramadığımız için, birlikte konuşmayı, düşünmeyi başaramadığımız için birbirimizle uğraşmaya harcıyoruz en verimli olması gereken saatlerimizi.

Bir şirketin gücü, ortak aklını kullanabilme becerisinden, birlikte bir organizma gibi, tek bir vücut gibi davranabilme kabiliyetinden gelir. Birlikte düşünme ve birlikte problem çözme yeteneğinden gelir. Bu yüzden birlikte düşünme becerimizi güçlendirmemiz ve verimli toplantılar ile şirketimize kanı düzenli ve oksijenlenmiş bir şekilde pompalamamız gerekiyor.

Toplantılar şirketin düşünme işlevini yerine getirdiği, ortak aklı kullandığı platformlardır. Çok sevdiğim bir söz var; “Düşündüğünüz yerin ötesine gidemezsiniz”. Şirketler de düşündüğü yere kadar gidebilir, nasıl gideceğimizi düşünmediğimiz bir yere ulaşma ihtimalimiz tesadüften öteye geçmez. Vizyonumuza ulaşmak için, hedeflerin bir “dilek listesi” olmaması için birlikte düşünmenin bir yolunu bulmak zorundayız…