En son katıldığınız toplantı nasıldı? Kaç saat sürmüştü? Neler konuşulmuştu? Toplantı bittiğinde, hangi kararların alındığını sayabilir misiniz? Son bir soru: Aldığınız tüm toplantı notları ile ne yapacağınıza dair, zihniniz ne kadar berrak?
Hepimiz artık kollektif olarak çalışıyoruz ve işlerin yürümesi için koordine olmamız gerekiyor. Bu nedenle de düzenli olarak toplanıyoruz. Ancak maalesef genelde toplantılarda harcadığımız zamanın karşılığında, beklediğimiz faydayı alamıyoruz. Odaksızlık ve zaman kaybı canımızı sıkıyor. Toplantılar tıpkı bir kara delik, insanın tüm zamanını ve enerjisini içine çeken ve gidenin de nereye gittiği belli olmayan ve geri gelmediği bir vakum sanki. Enerjimizi, ışığımızı emiyor ve bir sürü şeye harcayabileceğimiz zamanımızı alıyor.
Oysa ki, bir de şöyle düşünün: Her toplantının yarı zamanında bittiğini hayal edin. Herkes sözü kesilmeden tüm fikirlerini söyledikten sonra, odak dağılmadan sadece gündemin konuşulduğunu ve her toplantıdan, alınan kararlar ve kimin neyi ne zaman yapıp teslim edeceğini herkesin bilerek çıktığını düşünün. Hiç boşa zaman kaybetmeden, sizden beklenen her işi zamanında teslim etmek için zamanınız olduğunu.
Peki toplantıların böylesine verimli geçmesi için ne yapabiliriz?
- Toplantının işleyiş kurallarının baştan belirlenmesi ve her toplantıda hatırlatılması
- Toplantının amacının başta telaffuz edilmesi
- Toplantı kurallarını takip eden bir kişinin olması
- Toplantı kurallarının duvara asılması
- Toplantıya herkesin ev ödevini yaparak gelmesi ve toplantının bu nedenle yeniden tekrarlanmaması
- Toplantı sonunda alınan kararların net ifadesi ve herkesin kendi payına düşeni net olarak anlaması
- Toplantı performansının ölçülmesi
Peki kurallara uyulmasını nasıl sağlayacağız?
Elbette bu kuralları koyarken ve uygularken karşılaşılan belirli engeller ve bu nedenle gözetilmesi gereken bazı hususlar var.
En önemli konulardan birisi gündemi doğru belirlemek. Toplantının gündeminin bir domain yani geniş bir alan şeklinde belirlenmemesi çok önemli. Toplantının konusu pazarı konuşacağız, projeleri konuşacağız gibi genel değil, net bir sonuç olmalı; falanca konuda karar vermek, filanca konunun kriterlerini belirlemek gibi.
Yine diğer önemli bir konu toplantıda bir kişi konuşurken sözünü kesen kişilerin uyarılması. Çoğu insan bir konuyu sonuna kadar dinlediğinde, sessiz kalmanın konuşmacı ile hem fikir olma anlamına geldiği yanılgısına düşer ve karşı taraf cümlesini tamamlamadan söze girer. Bu nedenle toplantının bir hakemi olmalı ve kuralları hatırlatarak gerekli uyarılarda bulunulmalı.
Toplantıya hakemlik yapan kişinin şirket içinden birisi olduğu durumlarda kuralları hatırlatması konusunda insanları kırma, üzme ya da karşısına alma endişesini bertaraf etmek için kuralların toplantı içinde hatırlatılması ile ilgili de yine toplantının başında bir açıklama yapmak çok önemlidir. Böylece yapılan uyarı ve hatırlatma kişisel olmaktan çıkıp oyunun kuralı haline gelir.
Elbette yine de kuralları bozanlar olacaktır. Her toplantı sonunda bir değerlendirme yapmak ve toplantı sonunda hakemin toplantı ile ilgili gözlemlerini paylaşması çok faydalı olur. Örneğin; yarım saat planlanan toplantı iki saat sürdü, gündem dışında şunlar konuşuldu bu nedenle şu konuda karar alınamadı gibi. Bu katılımcıların toplantı kültürü ve verimliliği ile ilgili farkındalığını arttıracaktır.
Toplantı kurallarını uygulamadan önce mevcut toplantı kültürünü analiz etmek ve değerlendirmek katılımcı farkındalığını ve motivasyonunu arttıracaktır. Kuralları uygulamaya başlamadan önce, birkaç toplantıda hakem olan kişinin süreci sadece dışarıdan gözlemleyip sonra bir sunum ile toplantı verimliliğinin değerlendirme ve analiz sonuçlarını katılımcılara sunması iyi bir başlangıç olabilir. Örneğin; son üç haftada toplam şu kadar saat toplandık. Bu toplantı sürelerinin %80’inde gündem dışında konuştuk. Bu sürenin şirkete ve katılımcılara maddi ve iş gücü kayıpları şu şekilde gerçekleşti. Bu sürelerde şunlar yapılabilirdi gibi sunumlarla katılımcılara toplantı verimsizliğinin farkındalığı sağlanabilir. Böylece katılımcılar kurallara uyma ve uyulmasını sağlama konusunda daha istekli olurlar.
Yine katılımcıların toplantıya hazırlıklı gelmesi, konuya odağı, kuralları takip etmesi gibi parametrelerde performans değerlemesi yapılarak, toplantılar verimli ve performanslı etkinliklere dönüştürülebilir.
Odaklı ve verimli toplantılar dileğiyle…